글 싣는 순서
1. 사무실의 소중함을 알다
4. 돈이 되는 스마트워크
5. 그 때는 맞고 지금은 틀리다
6. 포스트 PC 시대의 스마트워크
7. 하루 8시간을 일한다는 의미
7. 21세기 정보 전쟁, 어떻게 협업할 것인가?
8. 스마트워크는 무엇일까?
9. Doing Both, 일과 삶의 조화
시작하며
스마트워크는 구름 위의 담론이 아니라 눈 앞의 현실이라는 것을 강조하기 위해 이번 연재는 필자의 경험을 중심으로 이야기를 전개했습니다. 그러나 페이스북 "좋아요"가 가장 많은 글이 "스마트워크@시스코, 3조원의 이익" 인것을 보니, 넥스퍼트 방문객들은 에피소드 보다 담론을 좋아하는 듯합니다. 그래도 연재의 취지를 살려 에피소드 위주로 전개해 보겠습니다.
이번 글은 스마트워크를 추진하는 환경 변화와 수많은 걸림돌에 대한 이야기를 할 것입니다. 이번 글의 주제는 홍상수 감독의 영화 제목을 패러디 했습니다. "그때는 맞고 지금은 틀리다"
왜 지금 직원들은 스마트워크를 원하는 가?
매년 연말이 되면 많은 기업들이 다음 년도 IT 계획을 세웁니다. 당연히 빠지지 않고 등장하는 단어가 이동근무, 유연 근무, 모바일 오피스, 재택 근무입니다. 다가올 스마트워크 시대를 준비하기 위해 IT 솔루션을 구축해야 된다는 명분으로 네트워크 대역폭도 늘리고 라우터/스위치도 업그레이드하고 스마트폰 및 노트북 연결을 위한 무선랜 (Wireless LAN)도 확대합니다. 반복되는 계획이지만 명분만 달라집니다.
스마트워크를 준비만 하는 사이에 사람들의 사고 방식과 패러다임이 바뀌었습니다. 직원들은 바뀐 세상에 적응하기 위해 무료나 저가로 제공되는 퍼블릭 클라우드 솔루션을 활용하여 업무를 보기 시작했습니다. 예전에는 IT 부서를 경유하지 않고는 사용할 수 없었던 기능이나 솔루션을, 이제는 IT 부서와 상관없이 구매하거나 무료로 활용합니다. 실제 모든 기업에서 벌어지고 있는 현실이지만, 기업들의 대응은 느리기만 합니다.
최근 해외 통계에 따르면, 기업의 IT 관련 지출 예산의 절반이상이 비 IT 부서에서 집행된다고 합니다. 과거에는 상상도 할 수 없던 일이 지금 벌어지고 있으니 확실히 세상은 바뀌었습니다. 그럼 세상이 어떻게 바뀌었는 지 살펴보겠습니다.
스마트폰과 스마트 패드의 시대
직원들은 버스나 지하철로 이동하면서 스마트폰으로 메일을 보거나 간단한 업무를 처리합니다. LTE망이 빠르게 보급 되면서 스마트폰으로 언제나 어디서나 인터넷 또는 회사의 인트라넷에 연결할 수 있는 시대입니다.
그러나, 기업이나 공공기관의 보안 및 다양한 정책을 이유로 인트라넷의 접속을 통제하는 기업이 많습니다. 사무실을 벗어나는 순간 업무가 마비가 되니 휴가도 못가고 퇴근도 늦어지게 됩니다.
에자일 직원의 급증 (Agile Worker)
에자일(Agile)은 "민첩한 또는 재빠른" 이라는 뜻으로 고객이나 협력업체의 요청에 빠르게 대응해야 하는 직원들이 폭증하고 있습니다. 점점 기대 응답 시간이 24시간을 넘는 메일이나 게시판 등의 솔루션을 사용할 수 있는 여유가 없어집니다.
그래서 에자일 직원들은 회사의 보안 정책이나 규정에 상관없이 에자일 워킹을 위해 마이크로소프트 원노트, 에버노트, 카카오톡, 페이스북, 시스코 스파크, 구글 행아웃, 시스코 웹엑스 등과 같은 퍼블릭 클라우드 솔루션을 업무에 적극 활용합니다.
다양한 솔루션 구매 경로의 탄생 (제품 또는 서비스)
과거에는 직원들의 업무용 툴은 총무부 또는 IT 부서를 통해서만 제공됩니다. 지금은 빠른 업무처리를 위해 단순 소요 장비나 서비스는 각 부서에서 직발주하는 기업이 늘어나고 있습니다. IT 부서가 제품이나 솔루션을 구매하여 구축하려고 한다면, 현업의 부서들은 관리 능력이 없으므로 동일한 기능을 제공하는 클라우드 서비스를 구매합니다.
갑자기 다가온 모바일 시대
기업의 관리 및 보안 정책이 아직도 PC 시대에 맞추어져 있다보니 모바일 시대의 변화를 수용하지 못하고 있습니다. 예를 들면, 많은 기업에서 보안을 이유로 USB 메모리 스틱 사용을 규제하지만, 직원들은 이미 편리한 네이버, 시스코, 구글 등에서 제공하는 웹하드를 이용합니다.
클라우드 기반의 비지니스 솔루션의 가파른 성장
개발자 포럼에서 물어보니 대부분의 개발자들이 슬랙을 사용하고 있었습니다. 슬랙은 클라우드 기반의 비지니스 메세징 솔루션으로 개발을 위한 소스 쉐어에 특히 뛰어난 기능을 발휘합니다. 제품의 소스코드는 가장 보안을 강화해야 하는 것이지만 국내 및 해외의 수많은 개발자들이 슬랙을 쓰고 있습니다. 또한, 기업의 가장 중요한 매출 및 고객 정보는 세일즈포스닷컴 (SalesForce.com) 이 제공하는 클라우드를 사용하고 있으며, 오라클의 기업의 가장 중요한 사원정보와 고객정보를 관리하는 데이타베이스를 위한 클라우드 서비스를 시작했습니다.
또한, 다자간 웹미팅을 위한 구글 행아웃 및 시스코 웹엑스 등이 모두 무료로 제공됩니다.
세상이 변했습니다. 기업의 직원들은 회사에서 제공해 주지 않아도 편리한 스마트워크 솔루션을 이용하여 업무를 보고 있습니다. PC 시대의 보안 정책과 관리 정책을 모바일 시대에 맞게 바꾸어야 하지만, 아무도 고양이 목에 방울을 달지 못합니다.
그때는 맞고 지금은 틀리다.
세상이 변했기에 그때는 맞고 지금은 틀린 이야기를 해 보겠습니다. 이해를 돕기위해 복잡한 이야기는 단순화하였으므로 세부적인 사항은 틀릴 수 있습니다. (도망갈 구멍을 먼저 만들어 둡니다.)
1. 문화는 바뀌지 않으므로 스마트워크를 추진하기 어렵다
"스마트워크를 활성화하기 위해서는 기업 문화를 바꿔야 하므로 어렵다"라는 말을 자주 듣습니다. 필자는 "문화를 바꾼다"라고 쓰고 "솔루션이 없다"라고 읽습니다. 기업에서 제공하는 스마트워크 솔루션이 없는 상황에서 기업문화를 논하는 것은 어리석기 때문입니다. 직원들은 자가용보다 버스를 좋아한다고 믿거나 영상회의를 싫어한다라고 믿는 회사는 공통점이 있습니다.
"영상회의 문화가 없는 것이 아니라 충분한 영상회의 솔루션이 없는 것이고, 자동차를 싫어하는 것이 아니라 회사에 주차장이 없는 것입니다."
풀 HD TV를 보시던 분들이 브라운관 TV를 보면서 추억에 잠길순 있어도 사용하길 원하지 않습니다. 스마트폰을 사용하던 사람들이 과거의 피쳐폰을 사용하면 불편해하는 것처럼 스마트워크 솔루션에 익숙한 사용자들은 없는 환경에서는 거의 일을 하지 못합니다. 발전된 기술을 경험하면 역진하기 어렵습니다. 모든 진화 단계에서 새로운 기술과 솔루션은 필요없다는 반응은 있었지만, 문화가 없다라고 반응하지 않습니다.
주요 선진국에서 폭넓게 활용되는 스마트워크 환경이 한국의 특별한 문화 때문에 활성화가 되지 않는다는 주장은 설득력리 없습니다. 물론, 근로 기준법과 같은 법의 영역과 스마트워크가 상충하는 요소가 있을 수 있지만, 법을 고칠 문제이지 문화를 바꾸는 문제가 아닙니다. 자동차를 도입하고 나서 자동차 문화를 고민해야 합니다. 스마트워크를 바라볼 때 문화라는 말은 그만했으면 합니다. 순서가 바뀌었습니다.
2. 스마트워크 경험이 없는 직원들이 고민하는 스마트워크 활성화 정책
공공기관이나 일반 기업에서 스마트워크 도입을 고려하거나 활성화 방안을 고민하는 분들이 꼭 있습니다. 이 분들은 스마트워크 솔루션 도입 또는 활성화를 위해 엄청난 비교 분석 자료를 만들고 고민합니다. 스마트워크 솔루션을 설명하기 전에 필자가 항상 물어보는 질문이 있습니다. "혹시 재택근무를 얼마나 자주 하시나요?" , "이동간에 업무를 보거나 출퇴근을 자유롭게 유연근무를 하시나요?" 지금까지 긍정의 대답을 하신분은 한명도 없습니다.
스마트워크를 복잡하게 생각할 것이 아니라 재택근무가 가능한 지와 이동간에 업무가 가능한지를 보면 됩니다. 회사가 제공하는 솔루션이나 업무 환경에서 스마트워크가 가능한 지 또는 어떤 것이 불편하거나 부족한지를 모릅니다. 알고는 있다고 믿지만 상상의 산물입니다. 필자처럼 한여름에 에어콘없이 재택근무를 해보기도 하고, 가족과의 이해관계가 부딪혀 보기도 해야 해결책을 찾을 것입니다.
우리나라의 스마트워크 담당자들은 스마트워크를 해본적이 없습니다. 그래서 스마트워크를 먼 미래의 업무환경으로 착각합니다. 지금 미국의 근무자 90%가 주 1회 재택근무를 하고, 매일 전쟁을 수행하는 미 국방성의 직원들도 재택근무를 합니다만, 우리나라에서 재택근무 비율이 1%도 되지 않는 이유입니다.
3. "혁신가의 딜레마", PC 시대의 성공 방정식이 통하지 않는다.
PC 시대가 지나고 스마트 폰과 스마트 패드로 대변되는 Post PC 또는 모바일 시대가 도래했습니다. 갑자기 찾아왔기 때문에 기업의 보안 및 관리 부서들 그리고 IT 부서도 혼란을 겪고 있습니다. 기존의 지침이나 규칙들은 PC 시대에는 맞고, 포스트 PC 시대에는 틀리기 때문입니다.
예를 들면, 기존 PC 에서 성공한 애플리케이션을 그대로 모바일로 옮기는 작업이 지난 수년간 진행되었습니다. 단순히 PC 에서 할 수 있는 일을 스마트폰에서 할 수 있다는 것은 업무 생산성을 크게 증가 시킨다고 믿었기 때문입니다. 문제는 아무도 사용하지 않는다는 것입니다. 기업의 생산성 애플리케이션도 게임도 마찬가지입니다.
유명한 애플리케이션 중에 PC 시대에 유명한 것이 있나요? PC 시대의 대명사인 마이크로소프트 오피스와 윈도우즈 운영체제도 포스트 PC 시대에는 존재감이 없습니다. 현재 유명한 게임이나 애플리케이션은 모두 모바일에 맞게 새로 만들어진 것입니다. 단순하게 스마트폰이라는 새로운 기기가 업무 영역에 들어온 것이 아니라 시대가 바뀌고 패러다임이 전환된 것이지만, 사람들은 PC 시대의 성공 방정식대로 모바일에 적용합니다.
PC 시대의 웹이나 애플리케이션의 성공 방정식인 많은 기능과 한눈에 보는 디자인등이 포스트 PC 시대에는 통하지 않습니다. PC 에서 잘 되는 것을 굳이 모바일에서 할 필요가 없고, 모바일에 맞는 일과 애플리케이션은 따로 있었습니다. 리소스를 많이 점유하여 배터리 소모가 큰 애플리케이션은 모바일 시대에 직원들이 잘 사용하지 않는 것은 당연합니다. 모바일로 일하는 문화가 없는 것이 아니고 제대로 된 접근 방식과 솔루션이 없는 것입니다.
단적인 예로 카카오톡을 생각할 수 있습니다. 직원들은 회사에서 제공하는 수많은 기능의 모바일 메신저는 사용하지 않아도 기능이 적은 카카오톡은 업무에 많이 사용합니다. 이 차이를 모르기 때문에 오늘도 스마트워크를 위해 앱을 만들고, 6개월 마다 안드로이드와 iOS가 출시될 때마다 테스트를 하고 수정합니다. 그래도 사용하는 직원은 없습니다.
4. 무선랜을 사용하지 못하는 많은 기업과 공공기관들
직원들의 스마트폰이나 스마트 패드가 자유롭게 회사의 인트라넷에 접근하여 업무를 볼 수 있는 기업이 많지 않습니다. 특히, 행정기관, 공공기관, 금융기관 등은 아직도 무선랜 (Wireless LAN, Wi-Fi)이 구축되지 않았고, 구축되더라도 직원용이 아닌 일반 서비스용입니다.
무선랜이 시작되던 초창기에 보안 취약점이 지속적으로 공개되었기에, 많은 기업들이 사용을 하지 않았습니다. 지속적으로 보안강화가 이루어져 지금은 많은 기업에서 사용하고 있습니다. 보안 가이드라인에 따라 무선랜을 구축하면 안전하다는 것은 이미 입증되었습니다.
공무원은 공공기관 보안성 강화를 위해 제정한 "국가 정보보안 기본 지침"과 "전자정부법"에 의해 사용을 못하도록 했습니다. 그래도 3G/4G는 사용하도록 하여 공무원들이 스마트폰은 사용하도록 했습니다. 무선랜의 기술 진화로 인해 안전하다는 것은 이미 검증되었지만, 아무도 과거의 지침을 바꾸지 못하고 그대로 계속 사용하는 것입니다. 결국, 예산은 스마트워크 확대를 위한 예산과 스마트워크 확대를 저해하는 예산은 늘 같이 집행되고 있습니다. 그때는 맞고 지금은 틀린 관련 지침을 바꿀 수 있을까요? (참조 : "공무원은 못 쓰는 공공기관 와이파이" )
5. 망분리로 인해 외부에서 업무 시스템 접근 불가
많은 기업과 기관에서 보안강화를 위해 망분리 사업을 진행하였습니다. 망분리 사업은 인트라넷 접속을 위한 업무용 PC와 인터넷 접속을 위한 인터넷용 PC를 물리적 또는 논리적으로 분리하여 인터넷으로 부터의 위협을 원천 차단하는 것입니다. 망분리 사업은 직원의 PC가 인터넷을 통해 바이러스나 악성 코드에 감염되어도 업무용 네트워크에 영향을 주지 않도록 하는 것이 목표였습니다.
망분리 사업에 사용되는 데스크탑 가상화 기술은 언제 어디서나 PC에 접근하여 업무를 볼 수 있도록 하는 스마트워크 기술이지만, 한국에서는 외부로 부터 업무 시스템의 접근을 완전 차단하는 기술이 되었습니다. 행정 기관, 금융기관 및 공공기관은 사무실 외부에서 업무 시스템에 접근할 수 없습니다.
물론 제대로 사용하는 기업도 있고, 제한적이지만 집과 같이 정해진 공간에서 접속이 허락된 기업이나 공공기관도 있습니다.
6. 힐러리 클린턴의 이메일, 보안성과 편리성의 줄타기 실패
요즘 미국의 힐러리 클린턴이 국무장관 시절 개인 이메일로 업무를 보았기에 야당의 정치적 공세를 받고 있습니다. 그녀는 두 개의 이메일 보다는 하나의 이메일이 편리하기 때문에 개인 메일을 사용했다고 했습니다. 힐러리 클린턴은 보안성과 편리성의 줄타기에서 개인적으로 편리성을 선택했습니다. 당신은 편리성을 선택할까요? 보안을 선택할까요?
스마트워크 솔루션은 보안도 중요하지만 편의성도 중요합니다. 많은 공공기관과 기업들은 보안이 중요하다면서 이메일의 사용을 매우 불편하게 만들었습니다. 자료 요청 시 명함에 개인 이메일을 적어 주는 분들이 있습니다. 업무용 이메일로는 대용량 파일을 받을 수 없거나 파일 송수신 과정이 복잡하고 귀찮을 뿐만 아니라 원하는 시간에 집이나 이동 시에 볼 수 없기 때문입니다.
사람들은 개인용과 업무용으로 구분하여 전화나 이메일을 사용합니다. 업무용이 보안이 강화되고 사용하기 복잡해지면 자연스럽게 사람들은 힐러리와 같은 선택을 합니다. 단순히 이메일에 국한된 이야기는 아닙니다. 예를 들어 볼까요?
영상회의나 영상통화는 사무실 내부나 지나가는 사람이 외부에 노출되기 때문에 보안에 취약하다
협력업체와 웹미팅으로 자료를 설명하면 보안에 위배되므로 반드시 방문해야 한다.
스마트폰 카메라로 사무실 전경을 찎을 수 있으므로 카메라를 막거나 찍는 사진을 검사한다.
보안때문이라고 강조하겠지만 요식 행위일 뿐입니다. 스마트폰 테더링을 하면 회사 네트워크를 경유하지 않고도 영상통화와 웹미팅이 가능 합니다. 해외 바이어가 웹엑스 미팅을 하자는 요청을 거절할 간 큰 직원은 없으며, 보안이 아주 철저한 국내 대기업에서 벌어지고 있습니다.
포스트 PC 시대에도 스마트워크를 위한 보안과 편리성의 줄타기는 계속되고 있습니다.
7. 클라우드는 스마트워크의 일부분일수 밖에 없다
클라우드 서비스는 적은 비용에 스마트워크 환경을 구축할 수 있는 최상의 방법이지만, 회사 내부의 자원이나 자료가 외부로 전달된다는 보안 위험 때문에 한국은 사용하지 않습니다. 지금은 구축형으로도 가능하지만 시간이 지나면 하이브리드나 클라우드 형태로 진화할 것입니다. 스마트워크가 활발해 질수록 기업내의 전용 네트워크 만으로 감당할 수 없기도 하고, 언제 어디서나 서비스를 받기 위한 가장 편리한 방법입니다.
그래서, 마이크로소프트, 아마존, 시스코, 오라클 등 모든 기업들이 클라우드 서비스를 제공하고 있으며, 짧은 시간내에 급성장하고 있습니다. 지금은 가장많은 대역폭을 필요로 하는 다자간회의도 클라우드로 서비스받습니다.
Shadow IT, 기업의 통제를 벗어난 스마트워크
2009년 아이폰의 한국 상륙 이후로 스마트폰을 중심으로 새로운 업무 환경이 열렸습니다. IT 부서는 하던대로 PC 시대의 통제 방식을 적용하여 허가되지 않은 개인 스마트폰의 사내망 접속을 무조건 차단하였습니다. 스마트폰을 활용한 업무 생산성 증가로 이어지는 모바일 시대로 접어들면서 IT 부서는 사내 Wi-Fi 망 접속 시에 강력한 MDM 시스템의 제어를 받도록 했습니다. 직원들은 당연히 자신의 프라이버시가 침해받는다고 생각했으므로 스마트폰의 MDM (Moblie Device Manager) 접속을 꺼려했습니다. 하지만, 상호간의 접점을 찾아가면서 스마트폰 사용은 지속적으로 확대되었습니다.
스마트폰으로 인해 촉발된 포스트 PC 또는 모바일 시대에 IT 부서가 적응하지 못하는 동안 업계에 던져진 화두는 "Shadow IT" 입니다. Shadow IT 는 기업의 명시적 승인없이 기업에서 광범위하게 되는 IT 시스템 또는 솔루션을 의미합니다. 공식적으로는 보안이나 관리적인 이유로 회사에서 사용을 권장하지는 않지만, 사용을 막지도 않는 솔루션을 말합니다. 이제는 막을수도 없는 상황입니다.
필자가 만나는 많은 분들이 PC 시대가 저물고 포스트 PC시대가 도래했다고 공감합니다. 머리로는 포스트 PC 시대라는 것을 알고 있지만, 일하는 방식이나 생각하는 습관은 PC 시대의 방정식 그대로입니다. 젊은 직원들은 포스트 PC 시대에서 일하고 있지만, 기업의 관리자들은 PC 시대에 있습니다. 이분들이 스마트워크 솔루션 도입을 고민할 때 내세우는 일반적인 조건은 다음과 같습니다.
클라우드 솔루션은 절대 불가
기존 PC 솔루션에서 되던 기능은 모바일 기기에서 대부분 구현될 것
여러 앱이 아니라 하나의 앱에서 구현될 것
직원들은 무식하므로 하나의 사용방식으로 제한할 것
들어보면 맞는 이야기입니다. 당연히 새롭게 도입되는 솔루션은 보안을 위해 클라우드를 피해야 하고, 기존 제품을 대체하고 기능을 확장하는 것이므로 기존 기능은 모두 지원되어야 하며, 여러 앱은 복잡하므로 하나의 앱에서 모든 기능이 되어야 하고, 여러 사용 방식을 제안하면 직원들은 아무것도 못하므로 가장 손쉬운 방법 만을 제시해야 사용한다
여러분들은 어떻게 생각하십니까? 전형적인 PC시대의 성공 방정식을 가졌기에 혁신가의 딜레마에 빠져있다는 느낌은 않드시나요? 저렇게 도입된 제품의 미래는 그다지 밝아보이지 않습니다.
위의 네가지 일반적인 조건에 모두 위배되는 카카오톡, 슬랙, 시스코 웹엑스, 구글 행아웃 등은 가르쳐주지 않아도 잘 쓰고 있습니다. 모든 기능을 하나의 앱에서 구현하지 않았고 빠르게 기본 기능이 동작하는 것에 초점을 맞추었습니다.
결국, Shadow IT는 기업의 IT 부서가 자초한 것인지도 모르겠습니다.
마치며 - 언제나 "그때는 틀리고 지금은 맞다"길 바라는 꿈
IT로 밥 벌어먹고 사는 사람들은 참 힘듭니다. 알려준대로 삽질을 열심히 하였지만, 세상이 바뀌니 삽질 방식도 바뀝니다. PC 시대를 지나오면서 터득한 성공 방정식이 다시 쓸모가 없어지는 시기입니다. 새로운 것을 다시 공부해야 합니다.
변화가 빠른 곳에서 일하는 방법은 세상이 바뀔 때 같이 바뀌면 가장 좋고, 조금 늦게 바뀌는 것이 차선입니다. 세상이 바뀌는 데도 내가 맞다고 우기기 시작하면 아마도 떠나야 할 때일 것입니다.
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