오늘은 WebEx를 간단하게 사용하는 방법을 살펴보겠습니다. WebEx에 관심있으나 테스트 방법을 모르시는 분들을 위해 “WebEx 무료 체험하기” 라는 글에서 www.webex.co.kr 웹사이트에서 웹엑스 미팅 무료 체험을 하는 방법을 소개했습니다. 좀 더 깊은 체험을 하고 싶으신 분들을 위해 www.webex.com 웹사이트에 있는 무료 웹엑스 계정을 얻는 방법 및 간단한 활용 방법을 함께 소개 하겠습니다.
2주간 사용할 수 있는 무료 WebEx 계정을 만들기
WebEx를 잘 사용하기 위해서는 WebEx 계정이 필요합니다. www.webex.com에서 제공되는 2주 한정 무료 계정을 취득하는 방법에 대해 살펴보겠습니다.
- www.webex.com 접속하기
웹브라우저를 이용하여 접속하시면 아래 그림이 나타납니다.
위 그림에서 오른쪽의 “Take a free trial”을 선택하시거나, 상단의 파란색 메뉴 바에서 “Free Trial”을 선택하시기 바랍니다.
- 메일 계정 기입
아래 사이트의 “Complete Form”을 작성하시기 바랍니다.
기입 시에 현재 사용중인 메일 계정과 국가를 기입하신 후 파란색 “Continue”를 선택하시면 됩니다.
왼쪽의 “Your no-risk trial include”라는 항목에는 다음과 같은 내용이 적혀 있습니다.
- 14일간의 무제한 미팅 개설
- 미팅 시 최대 25명까지 참석 가능
- 교육 및 기술 지원
이 계정을 생성하게 되면 거의 모든 WebEx 기능을 사용할 수 있습니다.
- 설문 내용 작성
다음 단계에서 필요한 내용을 아래와 같이 기입하시면 되지만, 저처럼 대충 기입한 후 파란색 “Sign Up” 버튼을 클릭합니다.
질문 내용 맨 아래에 있는 “Please have representative contact me within 1 business day” 를 체크하시게 되면, WebEx 영업 사원이 영어로 된 메일이나 전화를 하게 됩니다. 영어 공부하실 분들은 Check, 문서를 좋아하시는 분들은 Uncheck 합니다. 저는 개인적으로 문서를 좋아하기 때문에 체크하지 않았습니다
- 완료
아래 그림과 같이 “Welcome” 이라는 메세지가 뜨게 되면서, 기존에 설정된 메일 계정으로 “Welcome to WebEx” 라는 메일을 받게 됩니다.
위의 맨 아래 쪽에 파란색 옵션이 몇 가지 있습니다.
- Join a live demo meeting (사용법을 모르는 분들을 위해 친절하게 Step-by-step으로 알려줍니다만, 영어로 진행하므로 영어 되시거나 영어 공부하시는 분들이 이용하세요^^ 저는 PDF를 선호합니다. )
- Read a quick “How-to” (PDF로 되어 있어 다운로드 받으실 수 있습니다. )
- Contact us by email (무시하세요^^)
여기에서 PDF 파일만을 다운로드 받으시기 바랍니다. 자세한 내용은 조금 있다가 다시 살펴보도록 하겠습니다.
“Welcome to WebEx” 메일 살펴보기
”Welcome to WebEx” 메일을 열면, 아래 그림과 같이 나타납니다. 아래 그림의 오른쪽 부분에 Username과 Password가 보입니다. 향후에 WebEx접속하실 때 사용하시면 됩니다.
- Step 1 : https://freetrial.webex.com 접속
아래와 같이 Timezone 설정화면이 나타납니다.
원하는 Time Zone을 선택하여도 되고, 귀찮으면 패쑤하셔도 무방합니다.
- Step 2 : 로그인
위의 그림의 오른쪽 상단의 “Host Log in” 을 클릭합니다. 메일에 적힌 Username과 Password를 이용하여 로그인합니다.
- Step 3 : WebEx Productivity Tools 설치하기 (옵션)
이 툴을 설치하지 않아도 상관없지만, 설치하게 되면, 스케줄링없이도 바로 웹엑스 미팅을 개최할 수 있으며, 자신의 미팅 정보도 쉽게 확인할 수 있습니다. 또한, WebEx Dusting 기능도 이용할 수 있습니다. 더스팅 기능에 대한 자세한 사항은 “WebEx Dusting 기능과 새로운 전화기 89XX/99XX”과 ‘WebEx Dustig (Meeting Handoff) 구현하기” 라는 글을 참조하시기 바랍니다.
“Yes” 를 선택하게 되면, Productivity Tools (생산성 향상 툴)이 PC에 설치합니다. 설치하게 되면 아래 그림과 같이 PC에 나타납니다.
WebEx Productivity Tools 을 설치한 후 WebEx 계정을 기입하게 되면, 항상 WebEx Cloud에 접속하게 됩니다.
- Step 4 : WebEx 배우기
로그인 후에 아래와 같은 화면이 나타납니다. 세 번째 탭에 있는 “Lean More” 를 클릭하시면, 자세한 설명과 동영상을 영어로 들을 수 있습니다.
이제 웹엑스 계정도 생겼으며, WebEx Productivity Tools 도 생겼으니 간단하게 사용하는 법을 익혀보도록 하겠습니다.
지금 웹엑스 미팅 바로 시작하기
아래 그림과 같이 기 설치된 WebEx Productivity Tools를 이용하여 참가자들의 메일 주소를 기입한 후 “미팅 시작”을 클릭합니다. 메일 주소 넣는 것이 귀찮으시면, "미팅시작" 버튼을 누르면 바로 WebEx 회의가 개최되며, 관련 정보가 자신의 메일로 전송됩니다. 받은 메일을 참가하고자 하는 이들에게 "Foward"하여도 됩니다.
자동으로 WebEx 미팅이 개설되면서 위와 같이 전화번호를 기입하도록 합니다. 자신의 근처에 있는 책상전화기나 휴대폰의 번호를 기입하면 됩니다. 일반적으로 국가를 선택한 후에 “0”를 뺀 나머지 번호를 넣어야 합니다. 예를 들면, 휴대폰 번호가 010-1234-5678 이라고 한다면, 앞자리의 “0”을 제외한 1012345678 이라고 기입하면 됩니다.
위에 설정한 자신 및 A, B, C 참가자들은 메일을 받게 됩니다. 다른 참가자들은 수신 메일의 웹엑스 접속 링크를 클릭하게 되면 자동으로 현재의 미팅에 참석하게 됩니다. 참가자들이 받는 메일의 내용은 아래 그림과 같습니다.
웹미팅의 목적은 문서 공유이므로 문서를 공유해 보도록 하겠습니다. 제일 처음 접속하게 되면, 아래 그림과 같이 나타납니다.
문서를 공유하는 방법은 위의 세가지 방법이 있지만, 가장 간편한 방법은 데스크탑 공유이지만, iPhone이나 iPad와 같은 모바일 기기가 함께 접속한다면, 대역폭 사용량이 적은 문서 발표를 이용하는 것이 효과적입니다.
- 문서 발표 : 문서를 WebEx Cloud에 올려서 함께 공유하는 것입니다.
- 응용 프로그램 공유 : 현재 오픈되어 있는 프로그램들 가운데 하나를 선택하여 공유합니다.
- 데스크탑 공유 : PC 화면을 그대로 공유합니다.
잘 사용하기 위한 아이콘 기능 이해하기
WebEx 계정 생성 마지막 즈음에 다운로드 받은 PDF 파일에 아래와 같은 그림이 있습니다. 간단한 사용법이 나와 있습니다. 여기서 살펴보도록 하겠습니다.
- A : 제어판
자주 사용하는 기능이 나열되어 있는 제어판입니다. 여기에 나열된 아이콘은 순서대로, 영상창, 참가자리스트, 채팅창, 주석달기, 녹화 기능 순으로 되어 있습니다. 선택된 창이 오른쪽 하단에 표시되며, 선택해제가 되면, 창이 닫힙니다.
- B : 참가자 정보
현재 회의에 참가중인 참석자의 이름을 보여 줍니다. 전화기표시는 현재 음성회의에 참가되었음을 의미하며, 녹색과 파란색의 WebEx 마크는 Host 및 Presentator 권한을 가진 참석자가 누구인지를 표시합니다. 회의 중에 다른 사람에게 프리젠테이션 권한을 넘기고 싶다면, 참석자의 이름을 오른쪽 마우스 클릭을 하여 역할을 넘겨주면 됩니다. 이런 기능을 “Pass the Ball” 이라고 합니다.
- C : 채팅창
참가자들이 채팅을 하게 되면, 내용이 표시되며, 특정 참가자에게 보내거나 전체 참가자에게 보내는 것을 할 수 있습니다.
- D : 영상창
웹켐을 이용하여 참석한 사용자들의 영상을 표시하며, 최대 6명까지 볼 수 있습니다. 또한, 자신의 영상을 전송할 지 말지를 결정합니다.
- E : 문서 공유 창
현재 공유중인 문서의 내용을 표시하며, 탭으로 되어 있기에 여러개의 공유된 문서를 선택해가면서 공유할 수 있습니다.
미팅번호로 참가하기
개설된 WebEx 미팅에 빠르게 참석하고 싶다면, 웹엑스 미팅 하단의 미팅번호를 모바일 기기나 PC에서 기입하면 바로 참석이 가능합니다.
미팅에 대한 자세한 정보는 정보 탭에 나와 있습니다.
사전 예약을 통한 WebEx 미팅하기
가장 잘 되어있는 자료가 유트브 동영상으로 올라와 있으니 참조하시기 바랍니다. 예약하기도 웹상에서 가능하며, 모바일 기기에서도 예약은 가능합니다.
마치며
지금까지 2주간 사용할 수 있는 무료 WebEx 계정 만들기에서 부터 간단하게 회의를 개설하고, 문서를 공유하는 것까지 살펴보았습니다. 나머지 메뉴바에 있는 기능들은 그냥 한 번씩 클릭해 보시면 쉽게 이해할 수 있을 것입니다. 처음 시작하는 것이 어렵지 한 두번 사용해보면 웹엑스 만큼 편리한 제품이 없습니다.
이글을 만들면서 "세종어제 훈민정음"의 귀절이 떠올랐습니다. 재미 있게 한 번 읽어 보시기 바랍니다.
“나라말싸미 미쿡에 달아 문짜와 서로 사맞디 아닐할 쎄
이런 전차로 어린 백성이 니르고져 홀빼 이셔도 마침내 제 뜻을 시러 펴티 못함이니라
내 이를 어여삐 너겨 새로 웹엑쑤 체험기를 맹그노니
사람마다 힘써 수비니겨 날로 쑤메 웹엑스를 많이 쓰게 하고자 할 따름이니라”
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정리하고 보니 나도 디지털 네이티브 ^____________^
