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시스코 웹엑스 팀즈는 혼자 사용하는 솔루션이 아니라 함께 사용하는 솔루션입니다. 단순하게 테스트로 사용한 사람들 치고 친숙하게 사용하는 사람은 없습니다. 서로가 방을 개설한 후에 팀원들과 카카오톡처럼 사용하면 됩니다.
최초 만나는 'Help Bot' 화면
바탕화면의 '시스코 웹엑스 팀즈' 아이콘을 더블 클릭하여 에플리케이션을 시작하면 아래와 같은 화면이 나옵니다.
처음 만들어져 있는 회의실은 'Help Bot' 봇과 일대일 회의실입니다. 영어로 물어봐야 해서 보통은 잘 사용하지 않습니다만, 물어보면 답변은 줍니다.
몇 가지 아이콘들의 이해 - 플필 사진 변경하기
시스코 웹엑스 팀즈는 매우 단순한 구조로 되어 있어 직관적으로 이해할 수 있습니다. 카카오톡을 배우지 않고 사용할 수 있듯이 시스코 웹엑스 팀즈도 배울 것은 없습니다. 맨 왼쪽은 메뉴탭, 왼쪽 검은색 부분은 회의실을 표시하고, 오른쪽 흰색 화면은 타임라인입니다. 타임라인에서 채팅이외의 기능을 이용하고 싶을 경우에는 오른쪽 상단의 기능선택 버튼을 클릭합니다.
망가지지 않으니 아이콘들을 눌러보면 대충 기능을 이해할 것입니다. 여기서는 플필 사진만 바꾸어 보겠습니다.
에서 눌러본 김에 프로파일 사진은 바꾸어 보겠습니다.
왼쪽 상단에 '회색 동그라미'를 클릭하면 아래 그림과 같이 자신의 프로필이 나타납니다.
이름을 클릭하면 자신이 원하는 이름으로 변경할 수 있습니다. 이름 변경시에는 멋있는 것 보다는 남들이 알수 있는 이름을 쓰는 것이 좋습니다.
회색 동그라미를 선택하면 사진을 업로드 할 수 있도록 합니다.
사진을 업로드하면 아래와 같이 자동으로 플필 사진이 변경됩니다.
회의실 만들기
카카오톡에서 채팅방이라 부르는 것을 시스코 웹엑스 팀즈는 회의실이라고 부릅니다. 상대방과 회의를 하기 위해서는 회의실을 만들고 참가자를 초대합니다.
아래 사진에서 '+' 표시가 있는 동그라미 아이콘을 클릭하면 "사람찾기 (Contact a Person)" 과 "회의실 만들기 (Create a Space) 두가지 메뉴가 나타납니다. 여기서 '회의실 만들기 (Create a Space)'를 선택합니다.
"회의실 이름을 쓰시오 (Name the Spae)" 란에 회의실 명을 입력합니다.
회의실명을 넣는 아래 란에 '참가자의 이름이나 이메일 주소를 추가 하시오 (Add people by name or email (optional))' 란에 동료의 이메일 주소를 넣습니다. 만일 회사 전체 직원들이 시스코 웹엑스 팀즈를 사용하거나 자주 대화하는 상대는 이름을 넣어도 되지만 처음이므로 이메일 주소를 넣은 후에 "만들기 (Create)' 버튼을 클릭합니다.
아래와 같이 회의실 창에 새로운 '우리팀'이라는 회의실이 만들어지고 타임라인창에도 '우리팀'이라는 메세지가 표시됩니다.
회의실에 사용자 추가하기
회의실에 사용자를 더 추가하기 위해 우측 상단의 '기능 선택 버튼'을 클릭합니다.
아래 그림과 같이 6개의 버튼이 나타납니다. 필자는 유료 사용자이므로 6개의 버튼이 모두 표시되며, 무료 사용자의 경우에는 '미팅' 버튼과 'Call' 버튼이 없거나 회색으로 처리되어 클릭할 수 없도록 되어 있습니다.
'People (참가자)' 버튼을 클릭합니다.
아래 그림에서 보면 두 명의 참가자가 회의실에 있습니다. 본인 (You)와 이메일 주소를 넣은 ucwana@gmail.com 사용자입니다. 여기에 몇 명을 더 추가하기 위해 파란색 글씨로 된 '사용자 추가 (Add people)'을 클릭합니다.
유료 사용자나 기업 사용자는 이부분이 자동 검색으로 편리하겠지만, 무료 사용자는 이메일을 모두 다 입력해야 합니다. 추가하고자 하는 동료들의 이메일을 추가합니다.
필자는 유료 사용자이고 자주 연락하는 사람이므로 이메일의 첫글자만 넣어도 바로 검색이 되어 추가합니다.
이렇게 3명의 참가하는 회의실이 하나 생겼습니다.
카카오톡 처럼 채팅을 시도해 보겠습니다. 채팅창에 글자를 입력한 후 '엔터 (Enter)' 키를 누룹니다. 아래와 같이 메세지가 전달되었습니다.
새롭게 추가된 참가자인 'Byoungsu Woo' 의 웹엑스 팀즈에도 동일한 메세지가 표시된 것을 알수 있습니다.
시스코 웹엑스 팀즈 계정이 없는 동료나 관계자를 초대하기
시스코 웹엑스 팀즈를 이용하여 업무를 보다 보면 편리하기 때문에 다른 사람을 이메일 주소로 쉽게 추가하게 됩니다. 이런 경우에도 그대로 같은 방식으로 초대합니다.
똑같은 방법으로 "기능 선택 버튼 >> 사람(People) >> + 사용자 추가 (Add people'을 선택합니다.
회의실에 추가한 사용자가 시스코 웹엑스 팀즈를 사용하지 않을 경우에는 아래와 같이 이메일 주소 밑에 'Pending activation'이라고 뜹니다. 이때 상대방의 이메일 주소로 첫 장에서 이야기한 'Activation Email' 이 전달되고 같은 과정을 거쳐서 계정을 활성화하면 아래의 메세지는 삭제됩니다.
모바일에서 회의실 생성하고 초대하기
PC에서 할 수 있으면 모바일에서도 같은 아이콘을 이용하여 회의실을 생성하고 초대할 수 있습니다.
우선 우측 상단의 '+ 동그라미'를 클릭합니다.
'To' 필드 에 추가하려는 사용자 메일주소나 이름을 입력합니다.
'To' 필드 에 한 명을 더 추가하면, 아래에 '회의실 명(Space Name)' 이라는 필드가 나타납니다. 즉, 한명만 선택하면 일대일 채팅방이 만들어지고 2명 이상을 넣어야 회의실이 만들어집니다. 회의실과 채팅방에 차이에 대해서는 다음글에서 설명합니다.
'회의실 명(Space Name)' 필드에 회의실명을 입력하고 맨 아래 채팅창에 간단한 인사말을 넣은 후에 '보내기 (Send)' 버튼을 누릅니다.
아래와 같이 정상적인 '테스트'라는 회의실이 만들어지고 메세지가 전송되었습니다.
모바일에서 PC와 똑같은 방법으로 "기능 선택 버튼 >> 사람(People)"을 선택하면 아래와 같이 회의실에 참가자가 있는 것을 확인할 수 있습니다. 또한, '+ 사용자 추가 (Add people'을 선택하면 추가적으로 사용자를 넣을 수 있습니다.
시스코 웹엑스 팀즈를 팀원들에게 소개하는 방법
이제 방법을 아실 것입니다. 팀원들을 위한 회의실을 하나 만들고 팀원들의 모든 메일 주소를 사용자 추가로 입력합니다. 그러면 참가자들은 '계정 활성화 대기 중 (Pending Activation)' 상태가 됨과 동시에 시스코 웹엑스 팀즈 회사가 활성화 요청 이메일 보냅니다. 팀원들은 이메일함에서 활성화 요청 이메일을 확인한 후에 'Get Started Now' 버튼을 클릭하여 사용자 계정의 패스워드를 만든 후에 바로 사용하면 됩니다.
그러나, 기업에 따라 이메일 방화벽에 막혀 이메일이 전달되지 않거나 전달된 이메일의 'Get Started Now' 버튼을 클릭할 수 없을 수 있습니다. 이런 경우에는 개인 이메일을 사용하는 것이 좋습니다. 가장 좋은 방법은 IT에 문의하여 이메일 정책을 변경하는 것이나 쉽지 않을 것입니다.
이렇게 만든 회의실에서는 어떤 이야기를 주고 받을 수 있을까요? 기존 카카오톡 그룹방과 달리 몇 가지 기능이 사용을 효율적으로 만들어 줍니다.
대용량 파일 전송, 사진 전송, 이미지 전송이 가능
PC 및 스마트폰의 내용 동기화 (핸드폰의 사진을 손쉽게 PC로 전달)
사용자를 추가하더라도 기존 채팅 내용을 그대로 확인 가능
업무용이므로 근무이외의 시간에 별로 확인하지 않아도 상관없음
메세지를 읽은 사람을 실시간으로 표시 (최종 메세지 전달후에 보이는 참가자 아이콘)
마치며
PC와 스마트폰에서 회의실을 만들고 사용자를 추가해 보았습니다.
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