영상회의실 디자인에 대한 고민 한방에 해결해주는 툴이 공개되었습니다. 단순히 기존 회의실에 영상회의 솔루션을 추가하여 만드는 것이 아니라 직원들의 업무 환경을 고려한 최적의 영상회의실을 설계할 수 있도록 다양한 Best Practice를 모아 놓은 웹사이트 툴입니다.
이제는 단순히 영상회의 솔루션을 사는 것이 아니라 회사에 맞는 영상회의실을 경험해보는 것이 먼저입니다. 영상회의실에 대한 가상 경험의 장, Project Workplace를 살펴보겠습니다.
Project Workplace 개요
Project Workplace는 다양한 영상회의실를 화려한 그래픽으로 볼 수 있는 온라인 툴입니다. 시스코 R&D 센터가 이 툴을 직접 디자인과 개발을 주도 하였으며, 전 세계에 흩어져 있는 최적의 영상회의실만을 모아 놓았습니다. 이제 샌프란시스코, 런던, 시드니에 가지 않아도 그 곳의 영상회의실을 가상 체험할 수 있습니다. 자신이 원하는 형태의 영상 회의실을 선택하고 필요한 영상회의 솔루션과 제반 인테리어 사양들을 경험할 수 있습니다.
매우 자세하게 영상회의실의 구성에 대해 설명하므로 영상회의 전문가가 아니어도 시스코와 함께 최적의 영상회의실을 구축 할 수 있는 아이디어를 얻어가시기 바랍니다.
Project Workplace 접속하기
www.cisco.com/go/projectworkplace 에 접속하면 아래와 같은 화면이 뜹니다. 웹페이지는 단순하게 구성되어 있어 한 눈에 알아 볼 수 있습니다. 이글을 읽기 귀찮으신 분들은 지금 접속해서 몇번 만져보면 금방 이해할 수 있습니다.
Project Workspace는 아이패드를 지원하며 자세한 사용 방법은 위의 화면에서 아래 첫번째 사진에 활용법이 자세히 나와 있습니다.
Project Workspace 활용하기
위 화면에서 "Launch Tool"이라는 녹색 버튼을 클릭하면 아래와 같은 화려한 그래픽 창이 나타납니다. 상황에 따라 로딩하는 시간이 약간 걸릴 수 있습니다.
국내 기업의 일반적인 영상 회의실은 "Meeting Room"이나 "Briefing Room" 스타일입니다. 여기서 Meeting Room을 클릭하면 아래와 같은 팬쉬한 영상회의실이 나타납니다. 미팅룸에 대한 간단한 설명이 되어 있습니다.
위의 사진은 Room Size가 7인용입니다. Room Size를 조정하면 아래와 같이 12인용과 4인용의 회의실 이미지를 볼수 있습니다.
왼쪽 탭에서 "How to set up this room"을 클릭하면 회의실의 도면과 상세 구성을 확인할 수 있으며, "Explore the room"탭에서 "Meeting Room"을 세 가지 용도로 사용할 수 있음을 보여줍니다.
- Kick off project locally (영상회의를 하지 않을 때 일반 Off-line 회의 전경)
요즘 중소규모 회의실에 프로젝터가 사라지고 LED TV가 그 자리르 대체하고 있습니다. 아마도 가격적인 면이나 표시 화면이 프로젝터에 비해 훨씬 선명하기 때문일 것입니다. 마찬가지로 평상시에 영상회의 단말을 노트북 화면 공유 용도로 이용합니다. - Project update with San Francisco (영상회의)
원래의 용도인 영상회의입니다. 여기서는 런던과 샌프란시스코간에 영상회의를 사는 것으로 가정하고 회의하는 전경입니다. 문서를 같이 보면서 회의를 하고 있지만, 두 곳의 회의실 전경이 상이합니다. 런던은 하나의 디스플레이로 문서와 화상을 동시에 보는 것이고, 샌프란시스코는 두 개의 디스플레이를 이용하여 문서와 영상을 동시에 보는 모습입니다. - Brainstorm with Sydney (화이트보드를 이용한 회의)
화면 뒤편에 화이트보드를 이용하여 직접 쓰면서 회의를 진행하니다. 이럴 경우네는 카메라에 프리셋 설정을 통해 화이트보드를 줌인하여 효과적인 회의가 가능할 것입니다.
지금까지 살펴본 7인용 미팅룸을 구축하고 싶다면 어떤 제품들이 필요할 지는 화면에 각 제품을 클릭하면 알수가 있습니다.
- Cisco TelePresence MX 300 G2
MX 300 G2는 최신의 일체형 영상회의 제품입니다. 55 인치 대형 스크린, 받침대, 카메라로 구성되어 있습니다. MX 300 G2의 가장 큰 특징은 코덱이 디스플레이와 일체형으로 제작되었다는 것입니다. 이 제품에 대해서는 나중에 따로 포스팅을 하도록 하겠습니다. - Cisco TelePresence Touch 10"
직원들은 복잡한 리모콘을 더이상 사용하지 않고 익숙한 터치 스크린을 이용하여 영상회의를 제어합니다. - Cisco MIC 20
고성능 시스코 마이크로 일반적으로 4명 당 하나의 마이크를 사용합니다.
시스코 MX 300 G2, Cisco TelePresence Touch 10" 그리고 Cisco MIC20 은 별도의 제품이지만, 마치 하나의 제품과 같은 느낌의 동일한 디자인 컨셉을 사용하였습니다. 이제 영상회의 장비도 디자인 시대입니다.
영상 회의실 구성 디자인
일반 회의실에 영상회의 장비를 추가하여 영상회의실로 꾸미는 것이 일반적이지만, 사용자 경험을 극대화하기 위해서는 영상회의실이 요구하는 조명, 음향에 대한 고려가 필요합니다. 이런 부분에 대한 살펴보고자 한다면, Project Workplace의 첫화면에서 하단의 세번째 사진 아래에 있는 "Get Best Practices"를 클릭하면 됩니다. 이 자료의 주요 내용만 살펴보겠습니다.
- Lighting (조명)
영상회의에서 조명은 상당히 중요합니다. 얼굴색이나 빛깔이 화면에 제대로 나오지 않는 많은 이유가 조명이 원인인 경우가 많습니다. 멋진 영상회의실을 위해서는 조명에 대한 시스코 추천 사항을 반영하는 것이 좋습니다.
색온도는 4000 Kelvin을 추천합니다. 일반적으로 4000K는 해가 뜨고 나서의 온도로 백색 형광등, 할로겐 램프를 이용하면 됩니다. CRI (Color Rendering Index, 연색지수)는 80이상을 추천합니다. CRI는 인공 광원이 표준 광원과 얼마나 비슷하게 물체색을 표시할수 있는 지를 나타내므로 낮으면면 물체색을 정확히 표현하지 않는 다는 것을 의미하므로 80 이상을 위해 LED나 형광색은 피하는 것이 좋습니다.
또한, 벽이나 책상은 회색 계열이 좋으며 흰색은 추천하지 않습니다. 얼굴에 음영이 지는 경우는 불충분한 조명 또는 너무 많은 조명의 영향일 수 있습니다. 빛의 세기는 500 ~ 600 lux를 추천합니다. - 화이트보드의 설치
회의실에 화이트보드를 설치할 경우 카메라 뷰 내에 설치하는 것이 좋지만, 카메라 시야각을 벗어난 곳에 설치될 경우에는 별도의 카메라를 추가설치하는 것을 추천합니다. - 방음
일반적으로 중소규모 영상회의실에 방음설비를 따로 하지않습니다만, 최적의 영상회의실 환경을 원한다면 고려해야 합니다. 특히 회의실이 적당히 크다면 상관없지만, 작은 회의실일수록 반향되는 소리에 의해 상대방이 불편함을 느낄 수 있습니다. 약간의 방음설비로도 매우 좋은 효과를 얻을 수 있습니다. - 마이크 설치
일반적으로 시스코 마이크는 테이블의 중앙에 배치합니다. 하나의 마이크는 약 4명 정도를 커버합니다. 각 마이크간 이격을 최대 약 115cm 두는 것이 좋습니다.
마치며
지금까지 시스코의 Project Workplace 웹페이지에 대해 살펴보았습니다. 마음에 드는 영상 회의실를 시스코 파트너사를 통하거나 직접 인테리어 업체와 협의하여 구축할 수 있을 것입니다. 그러나 영상회의실은 인테리어의 영역이기 보다는 A/V 기기의 영역이 강하므로 적절한 조화를 이루는 업체를 이용하시기 바랍니다.
이제 영상회의실을 구축하기 전에 들려서 어떤 형태의 회의실을 구축해야 할 지를 미리 상상해 보시기 바랍니다.
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