시작하며
이 글은 Cisco IT Connect 4월호에 실렸던 "시스코 스파크, 이메일이 사라진다"편의 무삭제 버전입니다. 한정된 지면으로 인해 삭제된 부분을 추가하고 일부분을 수정하였습니다. 무삭제 버전의 계보를 이어가기 위해 다소 선정적이며 폭력적인 이야기 전개가 될 수 있습니다. ^^
시스코 스파크는 무엇인가?
2015년 3월 17일 미국 Enterprise Connect 행사에서 시스코는 베타 상태였던 프로젝트 스퀘어드(Project Squared)를 시스코 스파크(Cisco Spark)라는 이름으로 정식 출시했습니다. 시스코 스파크는 프로젝트 단위나 팀원끼리 단말에 제한없이 반짞이는 (Spark) 아이디어를 공유할 수 있는 회의실을 만들어주는 앱입니다.
시스코 스파크의 가상 회의실에서 사람들은 메세지, 사진, 동영상 및 문서를 공유하고, 영상통화를 시작합니다. 팀원, 다른 회사나 협력업체 직원 뿐만 아니라 고객까지도 회의실에 초대하여 협업을 시작할 수 있도록 합니다.
몇 년전 부터 시작된 BYOD (Bring Your Own Device) 바람을 타고 기업들이 직원들의 스마트폰을 업무에 적용하기 시작하면서 PC와 스마트폰간의 컨텐츠 교환 및 동기화가 중요해졌습니다. 시스코 스파크는 BYOD를 넘어 BYOC (Bring Your Own Collaboration) 시대로 넘어가는 가교 역할을 합니다. 시스코 스파크 하나로 협업을 위한 기능을 통합하면서도 협업 방식을 제한하지 않으므로 직원들의 빠른 의사 결정과 민첩한 응대가 가능하도록 합니다.
기업에 시스코 스파크가 필요한 이유는 ?
당신의 협업 방식은 무엇입니까? 아마도 같은 사무실에서 직원끼리 모여서 메신저로 채팅하고, 고객과 협력업체 직원과는 전화와 메일을 이용하여 협업할 것입니다. 메신저는 너무 많은 기능들이 제공되지만, 채팅이나 소프트폰 기능을 주로 이용합니다. 이메일은 빠르지도 않고 즉각적인 의견 수렴에는 효과적이지않습니다. 전화는 일대일 이나 다자간 회의를 통한 즉각적인 의사 결정에는 효과적이지만, 의사 결정의 근거가 남지 않아 다시 회의 내용을 정리하여 메일로 주고 받습니다.
그나마 직원간에는 채팅, 음성, 영상, 자료 공유 등의 다양한 방법을 불편하지만 이용할 수 있지만, 협력업체와 협업 또는 고객과의 협업으로 넘어가면 10년전이나 지금이나 똑같이 전화와 이메일만을 이용합니다. 이제는 전화와 이메일의 장점을 결합한 새로운 솔루션이 필요한 시점입니다. 새로운 솔루션은 어떤 기능들이 가능해야 할까요?
시스코 스파크가 바꾸는 협업 방식을 상상해 봅시다. 협업이 필요한 사람들끼리 스마트폰과 PC에서 시스코 스파크 앱을 다운로드 받습니다. 간단하게 회의실을 개설한 후에 팀원이나 협력업체의 직원을 초대합니다. 항상 개설되어 있는 회의실에서 쉽게 그룹 메세지를 주고 받습니다. 공유된 아이디어는 팀원들의 즉흥적인 생각들이 보태져서 구체화됩니다. 공유된 문서는 다운로드없이 팀원들이 살펴볼 수 있으며 자신의 아이디어를 추가하거나 잘못된 부분을 수정하여 다시 공유하므로써 별도의 문서 버전 관리가 필요없습니다. 각자 자신의 업무 공간에서 업무에 집중하지만, 작은 아이디어가 떠오르면 손쉽게 공유합니다. 같은 회사이던지 다른 회사이던지 상관없이 원클릭으로 멀리 떨어진 현장의 상황을 실시간 영상 회의로 공유합니다.
당장 시스코 스파크 도입하기 위한 비용은 "0원"
협업 솔루션을 다루는 엔지니어나 IT 기획자들은 위의 상상한 협업 방식을 구현하기 위한 인프라 및 개별 솔루션 개발에 필요한 비용을 계산할 것입니다. 전사적으로 이용한다고 가정할 때 수 억에서 수십억의 비용과 수 개월의 구축기간이 필요합니다. 결국 아무도 결정하지 못하고 기존의 협업 방식을 그대로 이용할 수 밖에 없습니다. 직원들이 협력업체와의 영상 회의 및 문서 공유를 원하더라도 기술적인 장벽과 비용 부담으로 항상 구현하지 못했습니다.
시스코 스파크는 기업이 직면한 현실적인 문제를 원클릭으로 해결할 수 있도록 클라우드 서비스로 제공합니다. 시스코 스파크 무료 배포버전에서 제공하는 기능은 다음과 같습니다.
새로운 협업 방식을 도입하려는 의지만 있다면 구축기간과 구축 비용이 전혀 없는 시스코 스파크를 사용할 수 있습니다. 시스코 스파크를 이용하기 위한 기술적 장벽이나 비용 부담은 없습니다. 단지 시스코 스파크를 모르는 무지함만 있을 뿐. IT 부서에서 먼저 사용하면서 장점이 무엇인지 확인할 수 있습니다.
시스코 스파크는 클라우드로 서비스되므로 IT 부서가 솔루션을 배포할 때까지 기다렸다가 사용하는 제품이 아닙니다. 필요로 하는 직원들이 카카오톡처럼 다운로드받아 바로 사용하는 서비스입니다.
시스코 스파크가 남다른 6가지
이유
시스코 스파크가 차별화된 협업 솔루션이라 느낄수 있는 6가지 기능을 살펴 보겠습니다.
1. 모바일 기기 중심
카카오톡이나 페이스북처럼 모바일 기기 중심으로 개발되었습니다. 따라서, 사람들은 항상 스마트폰을 가지고 다니므로 Always-on 개념을 도입하여 상대방의 상태 정보를 표시하지 않습니다. 또한, 공유된 사진 및 동영상, 파일을 다운로드없이 볼 수 있도록 하였습니다. 다운로드없이 본다는 것은 공유된 문서 및 동영상의 포맷에 상관없이 내용을 볼수 있다는 것입니다.
2. Sync-up (컨텐츠 동기화)
이동중에는 스마트폰으로 자리에서는 PC로 컨텐츠를 확인하거나 공유합니다. 스마트폰에서 확인한 컨텐츠를 PC로 따로 전송할 필요없이
PC로 로그온하면 모든 컨텐츠가 동기화됩니다. 또한, 멀티 로그인을 지원하여 공유된 모든 내용은 실시간으로 모든 기기에 동기화됩니다.
또한, 회의실에 새로운 사용자를
초대하면 기존의 모든 컨텐츠가 일시에 동기화되며 반대로 회의실에서 참석자가 제거될 경우에도 기존의 모든 컨텐츠에 접근할 수 없습니다.
3. 경계없는 협업
상대방의 메일주소만 알면 회의실로 초대할 수 있습니다. 회사의 직원이나 팀원 뿐만 아니라 협력업체 직원과 고객과도 무한한 협업이 가능합니다. 카카오톡은 채팅과 사진공유만을 제공하지만, 시스코 스파크는 기업 업무환경에 필요한 모든 기능을 제공합니다. 이제 카카오톡은 개인적인 용도로, 스파크는
업무용도로 활용할 수 있습니다.
4. End-to-End 암호화
시스코 스파크는 완벽한 엔드투엔드 암호화를 지원하여 회의실에 참가한 사용자만이 컨텐츠를 확인할 수 있습니다. 컨텐츠의 전송 간이나 시스코 스파크 서버에서는 암호화된 상태로 저장되므로 내용을 확인할 수 없습니다. 즉, 시스코의 스파크 서버를 가져가더라도 내용을 확인할 수 없으며, 시스코조차도 암호화된 키를 보유하고 있지 않습니다.
5. 다자간 영상회의
회의실에서 컨텐츠를 공유하다가 원버튼 클릭으로 다자간 영상회의를 시작합니다. 기본적으로
삼자간 회의를 지원하며, 유료버전을 구매할 경우 웹엑스로 통합하거나 더 많은 사용자와 회의가 가능합니다. 영상회의 중 스크린 공유도 지원합니다.
6. Cloud Fusion
시스코 스파크는 단순 클라우드 서비스를 지원할 뿐만 아니라 기존에 구축되어 있는 시스코 협업 솔루션과도 연동이 가능합니다. 시스코 재버와 스파크간의 영상회의 및 채팅이 가능할 뿐만 아니라 가까운 시일내에 공유되는 컨텐츠를 회사내에 둘 수 있는 컨텐츠 퓨전도 지원할 것입니다.
위의 6가지 특징은 시스코 스파크만의 차별화된 기능으로 사용자들의 메일함을 가볍게 만들어 줍니다. 대부분의 이메일은 장문의 글이 아닌 짧은 단문이 많습니다. 그런 내용일수록 이메일이 아닌 스파크로 주고 받기 때문입니다.
기업의 이메일을 위협하는 시스코 스파크
시스코 콜러보레이션 테크톨로지 그룹 (Collaboration
Technology Group) 수석부사장인 로완 트롤로프는 시스코 스파크에 대해 다음과 같이 정리하였습니다.
“기업의 비지니스 경쟁력을 유지하기 위해서는 조직이 더욱 민첩하고 유연해야 합니다. 우리가 흔히 사용하는 이메일은 빠르게 변화하는 요즘 시대에 적합하지 않습니다. 이제 기업은 보다 빠르게 소통하고 결정할 수 있는 새로운 방식이 필요합니다. 시스코 스파크는 프로젝트 팀 단위의 대화, 문서 공유, 다자간 음성 및 영상 통화 등을 실시간으로 연결해주는 솔루션으로 업무 방식의 변화를 이끌고 있습니다. “
시스코 스파크가 기업의 이메일 사용량을 급격히 줄이는 이유를 잘 느끼질 못한다면, 로완 트롤로프가 스파크를 이용하면서 자신의 이메일 수신량의 추이를 그래프로 보시기 바랍니다. 그에게 오는 수많은 메일들이 스파크의 메세지로 대체 되었기 때문에 이메일이 급격히 줄어든 것입니다.
여러분들도 매일 읽지못하고 쌓이기만 하는 메일함을 생각해 봅시다. 시스코 스파크를 이용하여 빠른 의견 수렴과 답변을 요구하는 사항을 바로바로 처리할 수만 있다면 더이상 메일을 보내지 않고 스파크로 처리할 것입니다.
상상해 보세요!!
메일함에 쌓여있는 메일을 얼마나 줄일 수 있을지를
더이상 중요한 메일과 중요하지 않은 메일을 구분하려고 하지 마세요!!
시스코 스파크를 다운로드 받아보자
BYOD로 인해 여러분이 업무에 필요한 어플리케이션은 다운로드 받아서 사용하고 있습니다. 애버노트, 카카오톡, 지도, 네비게이션 등등. 이제 시스코 스파크도 하나 더 설치해 보세요.
PC 용 : 시스코 스파크 홈페이지 (www.ciscospark.com)에서 다운로드 (Windows & Mac)
iOS : 앱스트어(App store)에서 Cisco Spark를 검색한 후 다운로드
Android : 구글플레이에서 Cisco Spark를 검색한 후 다운로드
스파크를 효과적으로 활용할 수 있는 사례
최소 저항의 길 (The Path of lease resistance) 법칙처럼 직원들은 불편하더라도 잘 알고 있는 기존 방식을 고수하려는 경향이 있기 때문에 새로운 협업 툴인 스파크를 잘 사용하지 않습니다. 스파크로 회의실을 만들어서 팀원을 추가한 후에 간단한 것부터 시도해 보시기 바랍니다. 한 달안에 팀내의 메일과 자주 업무를 하는 분들과의 메일이 확연히 줄어들 것입니다.
- 팀이나 부서내의 공지사항 전달
- 팀회식 공지
- 중요 전달 사항 공지
- 빠른 의견 수렴이 필요한 경우
- 회식장소 정하기
- 새로운 아이디어에 대한 의견 수렴 - 부서 내 자료 공유
- 회식 사진이나 주요 자료 사진
- 메일로 보내기 부담스러운 파일 공유 - 두 개 이상의 회사가 연합하는 프로젝트
- 제안서 작업
- 협력업체와의 잦은 커뮤니케이션 - 이벤트 및 행사
- 공지사항 및 의견 수렴
- 참가자들의 질문 수집
- 행사 후 지속적인 고객 팔로업 - 실시간 원격 작업
- 각 단계별 상황 점검
- 필요한 경우 영상 통화 - 영상회의
- 고품질을 요하지 않는 상황에서 간단한 영상통화
마치며
스파크 솔루션이 출현하게 된 배경과 특장점에 대해 연재 아닌 연재를 쓰게 되었습니다. 아래 관련 글을 모아 놓았으니 좀 더 알고 싶은 분들은 참조하시기 바랍니다.
이번 글에서 슬랙 (Slack)과 스파크 (Spark)와 같은 솔루션들을 이용하면 메일이 매우 빠르게 줄어든다는 것을 이해하셨길 바랍니다.
편집자 버전
보다 읽기편한 글을 보기 위해서는 아래 링크를 클릭하시기 바랍니다.
Cisco IT Connect 4월호 (http://www.ciscoitconnect.com/201504/index.html)
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2015/03/19 - [Collaboration] - Cisco Spark (스파크), 프로젝트 스퀘어드의 새이름
2014/12/11 - [UC 칼럼] - [UC 칼럼] 새로운 형태의 기업용 협업 솔루션이 오고 있다 - Slack & Cisco Spark
2014/11/20 - [Collaboration] - 무작정 시스코 프로젝트 스퀘어드 (Project Squared) 사용하기
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